Tworzymy systemy rejestracji online dla placówek medycznych

Projektujemy systemy rezerwacji online stworzone z myślą o zyskownym skalowaniu Twojej placówki. Nie trać czasu na ręczne zapisy, pozwól pacjentom umawiać się online – na wizyty prywatne i NFZ. Zwiększ liczbę rezerwacji nawet o 40%, zredukuj koszty obsługi, analizuj finanse i zyskaj pełną kontrolę nad marketingiem dzięki naszym rozwiązaniom.

Czy wiesz, ile wizyt tracisz przez trudności z kontaktem z Twoją rejestracją?

Codziennie do średniej wielkości placówki próbuje dodzwonić się 100–300 osób, ale aż 37% z nich nie udaje się połączyć i idą do konkurencji. Dodatkowo według badań aż 45% pacjentów chce umawiać wizyty poza godzinami pracy, kiedy rejestracja jest zamknięta. To oznacza, że nawet połowa wizyt, które mogłyby trafić do Twojej placówki, po prostu przepada — nie dlatego, że pacjenci nie chcą się zapisać, ale dlatego, że nie mają takiej możliwości.

Przy średniej cenie wizyty 250 zł, strata zaledwie 10 zapisów dziennie to nawet 12 500 zł tygodniowo i ponad 600 000 zł rocznie mniej przychodu. Tylko dlatego, że rejestracja online nie odpowiada na dzisiejsze potrzeby pacjentów albo co gorsza… nie istnieje. To nie są przypadkowe liczby, a rzeczywistość wielu polskich placówek medycznych.

System zapisów 24/7 pozwala odzyskać te wizyty, odciążyć recepcję i sprawić, że pacjenci mogą się umówić zawsze, gdy tego potrzebują.

Nie musisz wierzyć na słowo...

80% pacjentów uznaje rejestrację online za kluczową, ale tylko 25% ocenia obecne rozwiązania jako wygodne
Aż 60% telefonów w godzinach szczytu nie jest odbieranych, a 3 na 4 dotyczą umawiania wizyt — to ogromna strata
33% połączeń do gabinetów pozostaje nieodebranych, a 44% pierwszych prób kontaktu kończy się niepowodzeniem
48,4% pacjentów napotyka bariery podczas rejestracji, co skutkuje spadkiem lojalności i rekomendacji
Automatyczne przypomnienia redukują no-show nawet o 65%, co znacząco poprawia rentowność placówki
37% pacjentów wybiera innego lekarza po pierwszej nieudanej próbie kontaktu, a 62% rezygnuje już po minucie czekania
0+
Wdrożonych systemów rejestracji online w placówkach
0+
Lat doświadczenia naszego zespołu w tworzeniu rozwiązań IT
0%
Średni wzrost ilości wizyt po wdrożeniu dedykowanej rejestracji online 24/7
0 dni
Średnio czas stworzenia dedykowanej rejestracji online dla placówki

Dlaczego warto wdrożyć razem z nami system rejestracji online?

Wyobraź sobie, że inwestujesz w kampanie Google Ads, Meta Ads czy SEO, ale nie masz żadnej możliwości, by sprawdzić, które działania realnie zarabiają dla Twojej placówki. Większość placówek korzysta z zewnętrznych rejestracji online tj. widgetów dostawców systemów medycznych, ZnanegoLekarza czy Booksy, które działają poza domeną placówki. W praktyce oznacza to jedno: możesz zmierzyć jedynie kliknięcie w przycisk „umów wizytę”, ale nie to, czy pacjent faktycznie umówił się na wizytę i zapłacił za usługę.

Bez tej wiedzy nie wiesz, który kanał jest rentowny, które kampanie warto rozwijać, a które lepiej wyłączyć, bo tylko przepalają budżet. To największy problem placówek medycznych w Polsce — brak możliwości połączenia działań marketingowych z wynikami finansowymi.

Systemy rejestracji online, które tworzymy, rozwiązują to w sposób kompleksowy. Cały proces od kliknięcia w reklamę, przez wybór lekarza, aż po opłacenie wizyty odbywa się w ramach jednej domeny i jest w pełni mierzony. Dane są zintegrowane z oprogramowaniem medycznym klienta, co eliminuje podwójne zapisy, błędy i ręczne przepisywanie wizyt. Dzięki temu możesz wreszcie zobaczyć, ile wizyt i jaki przychód generuje każdy kanał marketingowy.

To rozwiązanie dla placówek, które chcą rozwijać się w oparciu o dane, a nie intuicję. Dzięki automatyzacji i pełnej analityce możesz podejmować decyzje biznesowe, które faktycznie zwiększają zyski, a nie tylko ruch na stronie.

Co zyskujesz, wdrażając rejestrację online w swojej placówce?

Zwiększasz przychód bez zwiększania budżetu i zespołu
Pacjenci mogą rezerwować wizyty o każdej porze — również wtedy, gdy rejestracja jest zamknięta. Dzięki temu placówka nie traci tysięcy złotych miesięcznie na niewykorzystanych okazjach, a liczba wizyt rośnie nawet o 30–40% bez dodatkowych kosztów.
Wiesz dokładnie, które działania marketingowe zarabiają na siebie
System przypisuje każdą wizytę do źródła, co pozwala precyzyjnie mierzyć zwrot z inwestycji. Dzięki temu od razu widzisz, które kampanie przynoszą przychód, a które generują stratę i podejmujesz decyzje oparte na danych.
Kontrolujesz finanse placówki w czasie rzeczywistym
Masz natychmiastowy dostęp do informacji o przychodach, kosztach, no-show oraz rentowności lekarzy i usług. Widzisz, gdzie placówka zarabia, gdzie traci i które obszary warto roziwjać. Zarządzasz świadomie, bazując na liczbach.
Obniżasz koszty obsługi i ograniczasz chaos operacyjny
Płatności online oraz automatyczne przypomnienia znacząco redukują liczbę nieodwołanych wizyt i odciążają rejestrację. Zespół pracuje spokojniej, grafik jest przejrzysty, a Ty oszczędzasz pieniądze, bo każda wolna godzina lekarza to strata.

Jak przebiega proces wdrożenia systemu rezerwacji online?

01.

Warsztat koncepcyjny

Spotykamy się, by poznać Ciebie i Twoją placówkę, cele oraz aktualne wyzwania. Omawiamy procesy, wymagania oraz to, co system ma realnie usprawnić. Na tej podstawie przygotowujemy precyzyjną wycenę i zakres prac dopasowany do Twojego modelu działania.
02.

Umowa i przekazanie danych

Po akceptacji prosimy o dostęp do serwera, strony, systemu medycznego oraz pozostałych potrzebnych materiałów. Dzięki temu możemy bezpiecznie rozpocząć wdrożenie i przygotować wszystkie elementy techniczne bez ryzyka przestojów w działaniu placówki.
03.

Projekt graficzny i treści

Tworzymy projekt graficzny rejestracji dopasowany do identyfikacji Twojej marki i sposobu, w jaki pacjenci mają umawiać wizyty. Personalizujemy widoki, formularze i komunikaty, uzupełniając treści, zdjęcia i opisy usług, aby cały proces był spójny i intuicyjny.
04.

Wykonanie i integracje

Budujemy system zgodnie z projektem i integrujemy go po API z Twoim systemem medycznym. Dzięki temu rezerwacje zapisują się automatycznie, grafiki są zawsze aktualne, a ryzyko podwójnych wizyt znika. Każdy element testujemy, aby działał bezbłędnie od pierwszego dnia.
05.

Konfiguracja analityki

Ustawiamy pełne śledzenie konwersji i źródeł pacjentów, abyś mógł mierzyć realny zwrot z kampanii. Integrujemy system z narzędziami analitycznymi, dzięki czemu dokładnie wiesz, które działania marketingowe zarabiają, a które generują koszty — bez zgadywania.
06.

Uruchomienie systemu

Po zakończeniu wdrożenia uruchamiamy system i przekazujemy pełne instrukcje zespołowi. Od tego momentu rejestracja działa 24/7, a my przejmujemy opiekę techniczną — aktualizacje, monitoring i szybkie reakcje na zgłoszenia, aby wszystko działało stabilnie każdego dnia.

Zobacz nasze realizacje

Rebranding MDT Medical – jednej z najlepiej ocenianych przychodni rodzinnych w Warszawie

MDT Medical — placówka z jednymi z najwyżej ocenianych lekarzy rodzinnych w Warszawie potrzebowała strony, która odda jakość jej usług. Stworzyliśmy nowoczesną witrynę: czytelną, szybką i intuicyjną, zaprojektowaną z myślą o pacjencie. Efekt? Spójny, profesjonalny serwis, gotowy na wdrożenie rejestracji online i wspólne prowadzenie skutecznych działań marketignowych.
Content | Design | Strategia | Web Development | Wireframes

Jak jedna zmiana przyniosła 15× więcej ruchu — wzrost o 1485% w wynikach Google

Content | Design | SEO | Strategia | Web Development | Wireframes

Gdzie tkwi sekret skutecznej strony, która sprzedaje? Case Szkoły Rodzenia z Wrocławia

Content | Design | Google Ads | Meta Ads | Strategia | Web Development | Wireframes

Jak nowa strona internetowa pomogła zwiększyć liczbę wizyt o 1200% – z 30 do ponad 400?

Content | Content Marketing | Design | Google Ads | SEO | Social Media | Strategia | Wireframes
Sprawdź wszystkie case studies
Sprawdź wszystkie realizacje

Co zyskujesz pracując z nami?

Inne agencje

Specjalizujemy się w branży medycznej

Działamy w oparciu o sprawdzone rozwiązania, które skutecznie działają w całym sektorze medycznym. Wykorzystujemy najlepsze rozwiązania wypracowane z innymi klientami, aby sprostać Twoim wyzwaniom.

Działamy kompleksowo

Zapewniamy kompleksowe podejście – od projektowania, przez tworzenie treści, aż po wdrożenie, administrację
i działania marketingowe. Dzięki temu gwarantujemy spójność, efektywność oraz redukujemy koszty.

Jesteśmy transparentni

Zapewniamy przejrzyste warunki współpracy – z góry wiesz, ile zapłacisz za stworzenie systemu, bez ukrytych kosztów. Jesteśmy stale dostępni telefonicznie, mailowo i na WhatsAppie.

Dotrzymujemy terminów

Dostarczamy projekt terminowo, bo rozumiemy, że jest kluczowy dla Twojego biznesu. Dzięki temu możesz od razu rozpocząć zaplanowane działania marketing i zarabiać.

Współpracujemy partnersko

Współpracujemy jak partnerzy – działamy wspólnie na realne wyniki, które widać w codziennym funkcjonowaniu placówki. Twój sukces jest naszym sukcesem, dlatego pracujemy tak, jakbyśmy byli częścią Twojego zespołu.

Poznaj nasz zespół

Jesteśmy gotowi stworzyć dla Ciebie kompleksowy system rezerwacji online, który realnie odciąży rejestrację i zwiększy liczbę wizyt. Zobacz w case studies, jak nasze rozwiązania działają w innych placówkach.
„Pomagam projektować strukturę stron internetowych tak, by wspierały sprzedaż usług medycznych i budowały pozytywne doświadczenia pacjentów.”
Co-Founder
Krzysztof Surlas
Konsultant ds. rozwoju i sprzedaży
„Dbam o to, aby Twoja strona była dobrze ułożona pod marketing, dopracowana, gotowa na czas i od pierwszego dnia wspierała rozwój Twojej placówki.”
Co-Founder
Przemysław Oczkowski
Konsultant ds. marketingu / Project Manager
„Projektuję i wdrażam rozwiązania technologiczne, które ułatwiają codzienną pracę placówek. Tworzę strony i systemy rezerwacji online tak, by były intuicyjne, szybkie i przyjazne pacjentom.”
Michał Grabowski
Konsultant ds. technologii / Web Developer
„Piszę treści, które sprawiają, że strona staje się nie tylko ładna, ale też skuteczna. Pomagam placówkom medycznym mówić językiem pacjentów – jasno, profesjonalnie i zaufaniem, które przekłada się na wizyty.”
Patrycja Pacyga
Content Specialist
„Optymalizuję strony pod SEO i tworzę treści, które przyciągają pacjentów — od content planu po artykuły blogowe. Dzięki temu Twoja strona pracuje na widoczność i zaufanie każdego dnia.”
Julia Piekarska
Copywriter & SEO Specialist
„Projektuję strony, które są proste w obsłudze i przyjazne pacjentom. Dbam o to, by każdy element interfejsu wspierał konwersję i budował zaufanie do placówki.”
Daria Poporocka
UX/UI Designer
„Pomagam placówkom wyglądać profesjonalnie i spójnie w sieci. Tworzę identyfikacje wizualne i projekty stron, które łączą estetykę z funkcjonalnością.”
Michał Gunia
UX/UI & Brand Designer

Firmy, które nam zaufały

4.9 / 5.0
ODPOWIEDZI UDZIELIŁO 86% KLIENTÓW

Co mówią nasi klienci?

Współpracujemy prawie 2 lata i przez ten czas gabinet przeszedł ogromną zmianę – z 30 wizyt miesięcznie do ponad 400. Meditrue stworzyło nową stronę, prowadzi marketing i na bieżąco doradza. Doceniam dobry kontakt, terminowość i przejrzysty sposób działania. To zespół, z którym po prostu dobrze się pracuje.

Ewelina Habas
Właścicielka Gabinetu Psychoterapii Self-Made Person

Świetna współpraca! Strona została wykonana terminowo, z dużym zaangażowaniem
i komunikacją. Meditrue dobrze rozumie potrzeby lekarza, proponuje trafne rozwiązania i dba
o detale. Strona jest przejrzysta, nowoczesna
i dostosowana do tego czego oczekuje pacjent.

Krystian Toczewski
Chirurg dziecięcy z Wrocławia

Współpracujemy z meditrue w szerokim zakresie – od web developmentu po marketing. Od kiedy jesteśmy w stałym kontakcie, w końcu mam spokój, że rozwój firmy zmierza w kierunku, na którym mi zależy. Czuję się zaopiekowany
na każdym etapie, a zaangażowanie zespołu przekroczyło moje oczekiwania.

Jakub Dobrowolski
Współzałożyciel Poradni Leczenia Otyłości - Femilite

Z Meditrue działamy już ponad 3 lata – bez wielkich budżetów, ale za to z głową. Nigdy nie było obietnic bez pokrycia, tylko konkretne propozycje dopasowane do naszych możliwości. Marketing robiony rozsądnie, z wyczuciem i efektem. Koszty są adekwatne do korzyści, co w małej firmie naprawdę ma znaczenie.

Monika Wąż-Wcisło
Centrum Medyczne SMART

Meditrue to coś więcej niż firma od marketingu – to zespół, który naprawdę słucha
i angażuje się w projekt. Od rebrandingu, przez nową stronę, po kampanie – wszystko dopracowane i skuteczne. Efekty pojawiły się już po dwóch tygodniach, a współpraca od początku dawała mi poczucie pełnego wsparcia.

Urszula Ścisłowicz
Właścicielka szkoły rodzenia Urodzimy.pl

W branży tak regulowanej jak nasza ważne jest, żeby wiedzieć, co wolno, a czego nie. Meditrue ma to świetnie opanowane – nie musimy niczego pilnować, wiemy, że wszystko jest zgodne z przepisami. Pozycjonowanie strony i wizytówki działa, efekty są widoczne, a cena dopasowana do naszych możliwości. Polecam!

Dariusz Leśniak
Właściciel Podkarpackiej Kliniki Konopnej

Współpraca z meditrue była kluczowym krokiem w rozwoju naszej placówki. Dzięki ich kompleksowemu podejściu do strategii i marketingu nie tylko zwiększyliśmy liczbę pacjentów, ale także zoptymalizowaliśmy nasze procesy. To partner, na którego można liczyć.

Katarzyna Szklarczyk
Właścicielka Centrum Psychoterapii Karmimy Myśli

To już drugi projekt realizowany z Meditrue
w ramach naszej współpracy. Kampania Meta Ads została profesjonalnie zaprojektowana i skutecznie wdrożona. W ciągu 2 miesięcy pozyskaliśmy 447 leadów, co pozwoliło nam zbudować wartościową bazę kontaktów do dalszych działań sprzedażowych.

Lesław Rudy
Country Head of Poland - Sinclair Pharma

Twoje pytania, nasze odpowiedzi

[ FAQ ]

„Zaczęliśmy tworzyć dedykowane systemy rejestracji online, bo większość placówek wciąż prowadzi marketing po omacku. Chcieliśmy, aby w końcu miały pełną jasność: które kampanie naprawdę działają, skąd trafiają pacjenci i ile realnie kosztuje ich pozyskanie.”
Przemysław Oczkowski
Konsultant ds. marketingu / Project Manager

Koszt zależy od złożoności projektu i tego, jak rozbudowany proces zapisu chcesz udostępniać pacjentom. Standardowy system — lista lekarzy, filtry (cena, specjalizacja, dzieci/dorośli), wyszukiwarka, profil specjalisty, formularz rezerwacji i strona podziękowania — to najczęściej 6 000–10 000 zł netto. Jeśli potrzebujesz obsługi wizyt NFZ, wielu lokalizacji, sprzedaży pakietów, koszyka usług lub niestandardowego procesu zapisu, zakres i cena rosną proporcjonalnie. Wszystko precyzyjnie ustalamy podczas warsztatu koncepcyjnego.

Pełne, dedykowane wdrożenie z integracją po API trwa zwykle około 30 dni. Jeśli Twoje potrzeby wykraczają poza standard placówki medycznej — np. niestandardowy proces sprzedażowy, wiele lokalizacji, złożone reguły dostępności — czas wdrożenia ustalamy indywidualnie podczas pierwszej rozmowy i warsztatu. Zawsze przedstawiamy jasny timeline wdrożenia.

Tak — pod warunkiem że dostawca Twojego systemu udostępnia API, czyli możliwość integracji. Wtedy synchronizacja danych działa w czasie rzeczywistym: bez przepisywania pacjentów, bez ręcznego ustawiania grafików, bez ryzyka podwójnych rezerwacji. Jeśli chcesz potwierdzić, czy Twój HIS/EDM da się zintegrować, możemy to bezpłatnie zweryfikować.

Integracja po API to najbezpieczniejsza i najszybsza forma wymiany danych. My odpowiadamy za prawidłowe połączenie i konfigurację, natomiast stabilność API leży zawsze po stronie dostawcy systemu medycznego. Jeśli ich system ma awarię, to możliwe, że API również przestanie działać — dlatego ważne jest, aby placówka korzystała z nowoczesnego oprogramowania EDM/HIS, które wspiera integracje i jest regularnie aktualizowane.

Tak — jeśli Twój system medyczny umożliwia obsługę NFZ i udostępnia API do tego zakresu. Przykładowo: MyDrEDM czy Medyc obsługują tę funkcjonalność, ale mMedica nie oferuje API potrzebnego do poprawnej integracji, co praktycznie uniemożliwia rejestrację NFZ w czasie rzeczywistym. Możliwość zależy więc od konkretnego oprogramowania HIS/EDM.

Tak. Jesteśmy partnerem PayU i oferujemy placówkom preferencyjne warunki. Proces jest prosty: zakładasz konto w PayU, podłączasz się pod nas i rozliczasz płatności bezpośrednio z PayU. Nie pobieramy żadnej prowizji od Twoich wizyt — całość przychodu trafia do Ciebie.

Tak. Projektujemy system w taki sposób, aby edycja opisów, cen, usług czy zdjęć była prosta i możliwa bez technicznej wiedzy. Otrzymujesz również przejrzystą wideo-instrukcję, dzięki której zespół rejestracji lub manager placówki może samodzielnie aktualizować wszystkie podstawowe elementy.

Nie jest to konieczne. System może działać jako samodzielna platforma rezerwacji online, nawet jeśli nie masz strony www lub chcesz ją stworzyć później. Jeżeli jednak potrzebujesz strony — możemy przygotować ją w pakiecie, aby cały proces rejestracji był spójny, intuicyjny i gotowy do skalowania marketingu.

Systemy rejestracji, które tworzymy, spełniają wszystkie wymogi RODO i działają wyłącznie na europejskich serwerach. Komunikacja jest szyfrowana, a dostęp monitorowany. Co ważne: nie przechowujemy danych medycznych pacjentów — wszystkie informacje trafiają bezpośrednio do Twojego systemu medycznego, co znacząco ogranicza ryzyko naruszeń bezpieczeństwa.

Tak. Integracja działa dwukierunkowo, co oznacza, że każda rezerwacja natychmiast aktualizuje grafik we wszystkich miejscach jednocześnie. Przykład: jeśli dr Kowalski pracuje od 8:00 do 16:00 i pacjent zapisze się online na godzinę 10:00 — ten termin znika automatycznie:

  • w Twoim systemie rezerwacji,

  • w programie medycznym HIS/EDM,

  • oraz w marketplace’ach typu ZnanyLekarz (jeśli są podłączone),

Dzięki temu Pani z rejestracji nie umówi pacjenta drugi raz na ten sam termin, a cała placówka pracuje na jednym, zawsze aktualnym grafiku — bez ryzyka podwójnych rezerwacji.

Oferujemy opiekę techniczną, która obejmuje monitoring działania systemu, stałe aktualizacje, reakcję na zmiany w API dostawców i wsparcie w rozwoju funkcji. To szczególnie ważne, bo integrujemy system z wieloma zewnętrznymi narzędziami (np. HIS/EDM, SMSAPI, MailerLite), na których stabilność nie masz wpływu. Dzięki opiece minimalizujemy ryzyko przestojów i dbamy, aby system był zawsze w pełni działający.

Stworzymy dla Ciebie dedykowany system rejestracji online

Jeśli chcesz zwiększyć liczbę wizyt i poprawić jakość obsługi pacjentów, umów się na bezpłatną konsultację. Sprawdzimy, jak działa Twój obecny proces rejestracji i pokażemy, co zrobić, aby realnie poprawić wyniki. Dzięki naszym rozwiązaniom zaczniesz podejmować decyzje w oparciu o dane — nie domysły.
Zarezerwuj bezpłatną konsultację
Michał Grabowski
Konsultant ds. technologii / Web Developer
„Od 12 lat tworzę rozwiązania webowe dla biznesu — zrealizowałem ponad 200 projektów. W Meditrue odpowiadam za techniczne wykonanie stron, systemów rejestracji i automatyzacji. Dbam o to, by każdy projekt był stabilny, szybki i gotowy do skalowania wraz z rozwojem placówki.”